Расходный кассовый ордер (РКО) — что это и как заполнять

Расходный кассовый ордер (РКО) — это один из основных первичных документов, который оформляется при выдаче наличных денег из кассы организации или индивидуального предпринимателя. Это не просто «бумажка», а официальный документ, подтверждающий факт выдачи денег. Что такое расходный кассовый ордер, зачем он нужен, как его правильно заполнять и какие есть особенности? В этой статье мы подробно разберем все аспекты РКО.

Ранее мы уже разобрали как закрыть РКО (расчетно-кассовое обслуживание). Теперь разберем, что такое расходный кассовый ордер, и как его заполнять.

Что такое расходный кассовый ордер (РКО) простыми словами

Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ, который оформляется при выдаче наличных денег из кассы предприятия. Его заполняют, когда:

• Снимают деньги с расчетного счета на хозяйственные нужды.
• Выдают зарплату сотрудникам наличными (если такая форма оплаты предусмотрена).
• Выдают подотчетные суммы (на командировки, хозяйственные расходы).
• Возвращают деньги поставщику или покупателю.

РКО — это не просто расписка, а официальный документ строгой отчетности. Он подтверждает, что деньги действительно выданы, и является основанием для бухгалтерского учета.

Кто и когда оформляет РКО

Оформляет РКО кассир или бухгалтер (если кассира нет). В небольших компаниях эту роль может выполнять сам руководитель или индивидуальный предприниматель.

РКО оформляется в момент выдачи денег. Нельзя оформить его «задним числом» или заранее. Документ должен быть заполнен до того, как деньги будут выданы.

Обязательные реквизиты РКО

Расходный кассовый ордер имеет унифицированную форму № КО-2. Он содержит следующие обязательные реквизиты:

• Название организации или ФИО индивидуального предпринимателя.
• Номер документа и дата составления.
• Корреспондирующий счет — счет бухгалтерского учета, по которому отражается выдача (обычно 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).
• Сумма цифрами и прописью.
• Кому выдано — ФИО получателя.
• Основание — цель выдачи (например, «На хозяйственные нужды» или «Командировочные расходы»).
• Подписи руководителя, главного бухгалтера (если есть) и получателя.
• Отметка о предъявлении паспорта (для физических лиц).

Пошаговая инструкция по заполнению РКО

Рассмотрим процесс заполнения расходного кассового ордера пошагово.

Шаг 1. Заполните «шапку» документа

Укажите полное наименование организации (как в учредительных документах) или ФИО ИП. Поставьте номер документа (нумерация ведется в течение года последовательно) и дату составления.

Шаг 2. Укажите корреспондирующий счет

В поле «Дебет» укажите счет, по которому будет списана выдача. В поле «Кредит» — счет 50 «Касса» (средства выбывают из кассы).

Шаг 3. Впишите сумму

В поле «Сумма» укажите сумму цифрами. Ниже, в отдельной строке, пропишите её прописью (с большой буквы, копейки — цифрами).

Шаг 4. Укажите получателя и основание

В строке «Кому» напишите ФИО сотрудника или организации, которой выдаются деньги. В строке «Основание» укажите цель выдачи (например, «Командировочные расходы»).

Шаг 5. Проставьте подписи

РКО подписывают:

• Руководитель (или уполномоченное лицо) — подтверждает разрешение на выдачу.
• Главный бухгалтер (если есть) — подтверждает правильность оформления.
• Получатель — расписывается в получении денег.

Шаг 6. Отметьте паспортные данные

Если деньги получает физическое лицо (сотрудник), укажите данные его паспорта (серия, номер, кем и когда выдан).

Образец заполнения РКО

Пример заполнения расходного кассового ордера:

ООО «Ромашка»
РКО № 12 от 15.08.2026

Дебет 71 — Кредит 50
Сумма: 5 000,00 (Пять тысяч рублей 00 копеек)

Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Основание: Командировочные расходы

Руководитель: Петров П.П.
Главный бухгалтер: Сидорова С.С.
Получатель: Иванов И.И.

Паспорт: серия 45 07 № 123456, выдан УФМС России по г. Москва 01.01.2015.

Особенности заполнения РКО для ИП

Для индивидуальных предпринимателей есть некоторые упрощения:

• ИП может не вести кассовую книгу и не оформлять РКО, если соблюдает лимит кассы и ведет учет доходов и расходов в Книге учета (при УСН).
• Но если ИП выдает деньги сотрудникам или подотчетным лицам, РКО лучше оформлять, чтобы иметь документальное подтверждение.

Распространенные ошибки при заполнении РКО

Вот самые частые ошибки, которые допускают при оформлении РКО:

• Не указана сумма прописью. Это обязательное требование.
• Отсутствует подпись получателя. Без неё документ недействителен.
• Нет даты. РКО должен быть датирован днем выдачи.
• Неверно указан корреспондирующий счет. Это может привести к ошибкам в бухгалтерском учете.
• Исправления. Исправления в РКО не допускаются. Если ошибка, нужно оформить новый ордер.

Хранение РКО

Расходные кассовые ордера хранятся вместе с кассовой книгой и другими кассовыми документами. Срок хранения — 5 лет (в соответствии с законодательством об архивном деле). Хранить их нужно в сброшюрованном виде (в хронологическом порядке).

Что говорит закон о РКО

Расходные кассовые ордера регулируются:

• Указанием Банка России № 3210-У — порядок ведения кассовых операций.
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» — требования к первичным документам.
• ФЗ-115 — контроль за операциями.

Частые вопросы о РКО

Кто может подписывать РКО?

Руководитель и главный бухгалтер (если есть). Если главного бухгалтера нет, подпись ставит руководитель.

Можно ли оформить РКО на сумму без НДС?

Можно. РКО не зависит от налогового режима — он фиксирует факт выдачи денег, а не налог.

Что делать, если получатель не может расписаться?

Если получатель не может расписаться (например, он неграмотный), расписаться может другое лицо (по доверенности).

Можно ли использовать РКО для выдачи зарплаты?

Да, если зарплата выдается наличными. Но обычно для этого используется платежная ведомость.

Нужна ли печать на РКО?

С 2016 года печать не обязательна, но если она есть, ставить её можно.

Коротко о главном

• РКО — это расходный кассовый ордер, документ для выдачи наличных из кассы.
• Заполняется при выдаче денег на хознужды, зарплату, командировки.
• Обязательные реквизиты: сумма, дата, получатель, основание, подписи.
• Исправления в РКО не допускаются.
• Срок хранения — 5 лет.
• Закон — Указание 3210-У, ФЗ-402.
• Главное правило: оформляйте РКО правильно и вовремя, чтобы избежать проблем с налоговой.

Проверено экспертом

Дмитрий Белобородов

Главный редактор и автор

Актуально на: 03.08.2026